サラリーマンの仕事内容で大きな時間を占めるのは、メールと資料作成だと思う。
つまりメールと資料作成にかかる時間を短縮できれば仕事を高速化する事が可能だと言えるのではないだろうか？
メールの時間を短縮するために一番有効な技は「単語登録」だ。これについては下記のエントリで以前書いた。
今日は資料作成について書いていくことにしようと思う。
【ポイント1】まずは資料を作る理由を考える
資料を作れと言われると、超特急でパワポを立ち上げ作成に取り掛かる人がいるがこれはいけない。
こうゆう人に
「あれ、そもそも何のためにこの資料を作るんですか？」
と聞いてみると
「今度プレゼンがあるから…」「先輩から作れって言われたから…」「打ち合わせで使うんだ」
とか大抵はそういった答えが返ってくる。これらは資料を作る本当の理由にはならないはずだ。
資料を作る理由はいずれも
「その資料を誰かに見てもらい、何かを理解してもらい、何らかの行動を起こしてもらうため」
のはずだ。例えば
「お客様の部長に見てもらい、お客様にとって紹介した製品を導入するメリットを理解してもらい、購入していただくため」
「社内の部長に見てもらい、ある部署の売り上げが低く管理費が高いため、テコ入れしてもらうため」
という具合だ。
まずは資料を作成する前に、資料を作成する理由、
- 誰に向けた資料なのか
- どこで使う資料なのか
- 何を理解してもらう必要があるのか
- 相手の理解度はどれほどか(資料説明は3と4のギャップを埋めるための作業だ)
- 資料をもとになにをしてもらう必要があるのか
を考え整理しよう。そうでないと一貫した方向性がない資料ができあがってしまうことになる。
資料を作成する理由を整理する際に、最も有効的な手段と私が考えているのが「メモ書き」だ。これは「ゼロ秒思考」という本で赤羽雄二さんが提唱している方法だ。
詳しくは下記のエントリを参照してほしい。
私もこのメモ書きを実践して、考えを深めながら整理していく事ができるようになった。
【ポイント2】資料に書く内容をザッと書き出す
資料を作る理由が整理できれば、具体的になにを書けば良いのかが分かるはずだ。
「よし、こうゆうことを書けば良いのか」ということでパワーポイントを立ち上げたくなる気持ちも分かるが、この時点でもまだ書いてはいけない。
次にやるべきことは、資料に書く内容をザッとメモ書きすることだ。先述のメモ書き法で書こうとしていることを30～50ページ書きだす。書き終えたら、話の流れを意識しながら広い机の上に並べてみる。
すると抜けている部分、もっと深く書かなくてはいけない部分が見つかる。これをまたメモ書きとして追加する。
この流れを繰り返していくと、一貫性、具体性のあるストーリーが出来上がる。
この方法はこちらの本に詳しく紹介されているので、ぜひ参考にしてほしい。
【ポイント3】あとはメモ書きをパワポに打ち込むのみ。ただしイチから作らない
あとは作成したメモ書きをひたすら打ち込んでいくのみ。ただしここで気を付けるのはイチから打ち込まないということ。
自分を含め、過去に誰かが作成した資料をできるだけ流用して最短で仕上げるのだ。
逆に言えば、普段から今後使い回せそうな資料はないか？を考えながら仕事をしていく事が大切になる。普段から、自分が入っているメーリングリストなどで流れている資料を確認して、使えそうな資料はデスクトップに作成した『再利用フォルダ』に分類して保存しておく。
資料を作る際にはここから流用できそうなものを元ネタとして作っていく。
イチから作るわけではないので、 もちろん資料作成にかかる時間は短くなる。
また、この方法には副次的な効果がある。
普段から情報収集に積極的になれるので、単純に知識の幅が増える。また集まってくる情報も仕事に直結しているので、情報収集の効果も仕事の結果としてダイレクトに出やすい。
また、自分が直接関連していないプロジェクトでも興味をもって流れを追うことができるので、もちろん勉強にもなるし、悩んでいることがあれば助言してあげようとも思えるようになる。チームとしての連帯感を持って仕事に望むことができるようになるのだ。
【まとめ】資料作成はやりがいがある。
資料作成は非常にやりがいがある作業だと思う。資料は組織の意思決定に使われるものだ。
つまり自分が資料を作成するということは、自分が組織の意思決定に関わる事ができる、ということだ。
そして資料作成にはスピードが非常に重要だ。あれがほしい、と言われてすぐに出せる人は信頼される(もちろん内容があることは大前提)。
流用とメモ書きによって資料作成のスピードを上げるとともに、濃い内容の資料を作ることができるようになろう。
