多くのデスクワーカーたちはメールを書くことに大きな時間を取られているだろう。ということはメールを書く時間を短縮することができれば、仕事の高速化につながるといえるのではないだろうか。
メールを書く時間を高速化するにあたって有効な手段が「単語登録」だ。メールで使う言葉は多くの場合、再現性がある。
例えば、
- お疲れ様です。○○です。
- いつもお世話になっております。○○会社の○○です。
- ○○会社 ○○様
- ○○させていただきます。
- 以上、よろしくお願いいたします。
- 引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
- させて頂いてよろしいでしょうか。
など、例をあげればきりがない。
これらをすべて単語登録していくのだ。今回は仕事高速化のための単語登録と題して、単語登録の注意点を紹介していこう。
単語登録の注意点
最初の２文字で単語登録。
基本は最初の2文字で単語登録しよう。
- おつ→お疲れ様です。○○です。
- いつ→いつもお世話になっております。○○会社の○○です。
- すた→スターバックスコーヒー○○様
- いじ→以上、よろしくお願い致します。
などなど。
変換のイメージは「カタカタ(2文字打つ)→スペース→確認→エンター」という感じだ。３文字での登録を推奨する方も多いが、私は２文字での登録が断然お勧めだ。
やってみると分かるが、2文字での変換と3文字での変換はストレスが全然違う。単純に1文字打つ文字が減るというのと、テンポよく打てるので変換が「気持ちいい」のだ。
この気持ちいいというのは完全に主観であるが、仕事を早くする上では非常に大切だと思う。「めんどくさいなぁ」などマイナスの気持ちを持って仕事をするよりも、テンポよく仕事できるほうが効率が上がる。
200～300の単語登録を目標とする。
単語登録の数は、200～300を目標としよう。これくらい単語登録するとメールで書く文面はほぼすべて単語登録した文章で書くくらいのレベルとなる。
単純にキータッチ分、メールを書く時間が減るし、さらにキータッチについて考える時間が少なくなるため、書く内容に集中できるようになる。するとメールの内容もグンと良くなるはずだ。
複数端末で作業をしている人は単語帳を共有しよう。
端末を複数使っている人も多いだろう。その場合は、単語帳のデータを共有すると良いだろう。DropBox等クラウドストレージを利用しても良いし、社内の共有フォルダを利用するのも良いだろう。
単語帳の共有方法はたとえばこのページが参考になる。
さらにハイレベルの単語登録
さらにハイレベルの単語登録を目指す方にはこの本を参考にしてほしい。単語登録についてはあくまでこの本の一部であるが、参考になるだろう。
