定時に帰りたいけど帰れない。
仕事量が多すぎて定時帰りなんて絶対ムリ。
そんな人も多いと思います。
ただ、時間の使い方を見直してみれば、きっと状況は改善するはず。定時ダッシュをあきらめる前にこれらを実践してみてはいかがでしょうか？
タスクリストに忠実に仕事をする
まずタスクリストを作ることが大切。思いつきでタスク処理をしてはいけない。
新しいタスクが来たらすぐ着手はせずにタスクリストに組み入れて優先度を再計算。面白そうなタスクはすぐ手をつけたくなるが、そこはグッと我慢しよう。
また、タスクが発生した際にまず「誰かにお願いできないか？」を確認することも大切だ。大抵の場合「自分でやらないこと」が一番の時間の節約になる。
メールチェックの頻度を落とす
メールの通知をオフにしよう。ビジネスマンの中にはメールに振り回されている人が多くいる。メール通知をオンにしていて、通知が鳴ると即メールチェック。一通り返信が終わったらタスクに戻るということを繰り返しているタイプの人だ。
この仕事の進め方には大きな欠陥がある。それはどんなに重要なタスクをしている時でも中断により、勢いや集中力が失われてしまうことだ。
メールチェックは一日数回ほどに絞り返信は素早く簡潔に。タスクの処理に時間と労力を集中できるようにしよう。
単語登録を使いこなす
繰り返し発生するタスクは出来るだけ簡単に処理できるようにしたい。
たとえば、メール。以下のような定型文がたくさんあるはずだ。
- お疲れ様です。
- いつもお世話になっております。
- あいうえお社 〇〇です。
- お手数ですが、
- よろしくお願い致します。
これらの定型文は単語登録して、素早く呼び出せるようにしよう。
- おつ→お疲れ様です。
- いつ→いつもお世話になっております。
- あい→あいうえお社 〇〇です。
- おて→お手数ですが、
- よろ→よろしくお願い致します。
という感じだ。これをやるだけでメールを書くスピードがどんどんあがる。
資料はイチから作らない。テンプレートを使い回す
車輪を開発するな。という言葉がある。
すでにあるものをイチから作るのではなく、使いまわせという意味だ。
資料作成においても同じことが言える。一度作った資料や入手した資料はどこかにまとめてとっておき、後から参照できるようにしよう。
マニュアルを作り、属人化を防ぐ
マニュアルに出来る定型作業は、マニュアル化して、誰かに投げるようにする。
自分ができる仕事は自分ではやらない仕組みを作ることが大切だ。
自分でできると思ったことは誰かに任せて、自分はできないことにチャレンジ。そうすることで自分の価値が上がっていく。
1日1時間は仕事に関係する勉強をする
直近でやっている事項の周辺を勉強すると、効率もアウトプットの質もあがる。
Kindleで本を読んだり、勉強会に参加したりすると良いだろう。電車通勤の時間が長い人は早速、通勤時間を使ってみてはいかがだろうか。
断捨離する
目の前にあるタスクにしか取り組めない状況になると、生産性が2倍や3倍になるという研究があるそうだ。
会社の机やロッカーだけでなく、PCのデスクトップも必要なものしかない状態を保つようにしよう。要らないものはどんどん捨てるのがポイントだ。
また断捨離を継続する取り組みとしてオススメなのが「一日一捨」。これは一日に何かしら一つ捨てるという取り組みだ。この取り組みを継続することで、不要なものがない状態を保つことができるだろう。
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