この記事では、ビジネスマンがシンプルに仕事を進められるようになるメール処理の方法をご紹介します。
LINEなどのチャットツールでのコミュニケーションが一般的になってきてはいるものの、
ビジネスの現場では、まだまだメールがコミュニケーションの主要ツールだと思います。
いわばメールでコミュニケーションをとりながら仕事を進めていくわけですが、
いわゆる仕事をうまく進められない方というのは、このメールの使い方に問題があるように思えます。
今回は、シンプルに仕事を進められるようになるメール処理の仕方をご紹介します。
この方法を知っているだけで、シンプルに仕事を進められるようになると思います。
メールボックスの分類方法
メールボックスの分類方法には人それぞれこだわりがあると思います。
それこそ十人十色で、他人のメールボックスの分け方を見るのもけっこう面白かったりするものです。
さて、仕事をシンプルに進める人は、メールボックスもシンプルです。
おすすめしたいメールボックスの分類方法は、
- 受信箱
- 処理中
- 処理済み
基本はこの３つだけにすることです。
時間があるときに見るメルマガや普段は見ないメーリングリスト用にもうひとつフォルダを作るのは良いと思いますが、
むやみに「案件ごと」「メーリングリストごと」「顧客ごと」に分類しないのがポイントです。
この理由は後ほど説明します。
メールの処理フロー
さて、さきほど説明したとおり、メールボックスを分類すると、
受信したメールは『受信箱』に入ります。そこから、処理が必要なものは『処理中』に、処理が必要ないものは『処理済み』に入れるようにします。
そして、『処理中』フォルダに入っているメールを上から順に処理していき、処理が終わったものは『処理済み』に移動するようにしていきます。
すると『処理中』フォルダはいわばタスクリストになるはずです。
「処理し終わったものは処理済にいれる」というルールを徹底していれば、タスクの抜け漏れをなくすことができるでしょう。
メール返信のタイミング
メール返信のポイントは、今日受信したメールに目を通すことはあっても、無理に返信をしないことです。
基本的に「今日受信したメールは、明日以降に返信する」ことにしましょう。
これはマニャーナの法則の『今日来た仕事は明日以降にやる』というルールになります。興味のある方はぜひともこちらの本を読んでみてください。驚くほど仕事の進め方がシンプルにすることができます。
メール通知はオフにしよう
また、多くの人が使っていると思われるメール通知機能はオフにすることをおすすめします。
これはメール通知によって、メールチェックをはじめてしまい、タスク処理の勢いが失われることをさけるためです。
メール通知機能がオンになっていると、
どんなにタスクに集中していたとしても、中断してメールを確認したくなってしまいますよね？さらにメールを読んでいると、返信したくなってきてしまうものです。
すると、それまでにタスク処理に向けていた集中力はどこかにいってしまい、仕事の効率が非常に悪くなってしまいます。
よく「今日メールチェックしかしてない…」という人がいますが、これは完全にメールに振り回されているパターンです。
メールはあくまでビジネスのツールでしかありません。
それよりも、見積作成、提案書作成、納品物作成など、本来の「仕事」に集中できるようにしたいもの。
また、本当に急ぎであれば電話が来るはずですし、もし急ぎの用件を見逃しても、翌日「メールを見る時間がとれず申し訳ありませんでした」と謝れば済む話だと思います。
メール通知はぜひオフにして、本来のタスクに集中するようにしましょう。
メールチェックのタイミング
それでは「メールチェックはいつやるのか？」というと、おすすめはタスクの切れ目です。具体的には、
- タスクが終了／もしくは切りが良いところまで来た。
- コーヒーでも飲みながら休憩がてらメールチェック（メール処理のフローにしたがってメールを分類する）
- 再びタスクにとりかかる
という流れが良いと思います。
先に書いたとおり、2においてはメールを読んだり、分類したりすることはあっても基本的には返信はしません。あくまでマニャーナの法則『今日来た仕事は明日以降にやる』がポイントです。
あとから検索できることが大事
さて、メールボックスをむやみに「案件ごと」「メーリングリストごと」「顧客ごと」に分類しないことによるデメリットは、「メールを分類すること」に労力を取られかねないという点です。
実際、メールの分類に多くの時間をとられてしまい、仕事がまったく進まない人や、
あとからメールを検索しようとしても、どこにメールがあるか分からずぜんぜん検索に引っかけられない人がいます。
メールはあくまで仕事のツールとして使うものです。
- 返信は素早く簡潔に行い、
- 分類には時間をかけず、
- あとから当時の情報をすばやく検索可能
な状態を保つようにしましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
メールボックスの分類方法やメールチェック・返信のタイミングを工夫するだけで、かなりシンプルに仕事を進めることができるようになります。ぜひとも実践してみていただければと思います。
